ホームページ制作のRFP（提案依頼書）の書き方｜項目を埋める前に、評価表と見積もりの書式を先に決める。ページ構成やデザインは指定せず、困っていることを書く

ホームページのリニューアルで、制作会社3社に声をかけた。届いた提案は、1社はデザイン案が中心、1社はページ構成の一覧、1社はSEOの施策。見積もりも50万円から300万円まで開いていて、どれが良いのか比べられない。発注の担当者から、この相談をよく受けます。

原因の多くは、提案の質ではなく、依頼の仕方にあります。何を比べるかを決めずに依頼すると、各社は自分の得意な形で提案するため、出てきたものが揃いません。RFP（Request for Proposal、提案依頼書）は、依頼の条件を文書で揃えるためのものです。

この記事では、RFPに書く項目と書かないほうがよいこと、目的を数字で書く方法、予算の示し方、評価表を先に作る理由、見積もりの書式を揃える方法、現行サイトの資料の渡し方、声をかける社数と日程、権利と保守の条件を、企業サイトを発注する中小企業の担当者を前提に整理します。制作会社の選び方そのものはデザイン会社・制作会社の選び方で扱っているため、ここでは依頼する文書に絞ります。

RFPとは何か。見積もり依頼と何が違うか

RFPは「何を作るか」が決まっていない段階で、解き方の提案を求める文書です。作るものが決まっていて金額だけを比べたいなら、見積もり依頼（RFQ）で足ります。

中小企業のホームページ制作では、RFIを省いてRFPから始めることが多く、それで構いません。大事なのは、RFPを出すなら「解き方を比べる」と決めておくことです。ページ数や機能を細かく指定したRFPは、実質的には見積もり依頼になり、提案の差が出なくなります。

RFPに書く項目

RFPに書く項目は、大きく7つです。分量はA4で3〜6枚程度に収まることが多く、長ければ良いわけではありません。

「今のサイトの課題」は、社内の声をそのまま書く

課題は、きれいな言葉に整えるより、社内で実際に出ている声をそのまま書くほうが提案の精度が上がります。「営業が名刺交換の後にサイトを見せたくない」「採用面接で応募者が会社の事業を知らずに来る」「更新を頼むたびに制作会社に1週間待たされる」。こうした具体的な不満から、制作会社は原因を推測できます。

問い合わせが少ないことが課題なら、どの段階で止まっているかを先に切り分けておくと、提案の焦点が合います。切り分け方はホームページから問い合わせが来ない原因の切り分け方｜5段階で診断するで扱っています。

RFPに書かないほうがよいこと

結論として、ページ構成・デザイン・使う技術は、指定せずに提案で比べます。発注側が解き方を決めてしまうと、各社が持っている知見を使えなくなり、RFPを出す意味が薄れます。

例外は、動かせない条件です。社内の基幹の仕組みとつながっているフォーム、ブランドガイドラインで決まっている色やロゴ、法令で載せる必要がある表記などは、条件として書きます。条件と要望を分けて書くと、提案の自由度を残しながら、外してはいけない点が伝わります。

CMSを提案で選ぶときの判断軸はCMSの選び方と運用で扱っています。

目的は、今の数字と目標の数字で書く

目的は「今いくつで、いつまでにいくつにしたいか」の形で書きます。数字があると、制作会社は必要な施策と費用を逆算でき、公開後に成果を判断する基準にもなります。

今の数字が分からない場合は、「分からない」と書きます。そのうえで、公開時に計測を整えることを提案の範囲に含めてもらいます。数字が無いまま作ると、公開後に良くなったのかどうかが誰にも判断できません。計測の整え方はGA4とGTMの計測設定で扱っています。

予算は伏せずに、幅で伝える

予算を伏せると、提案の規模が各社でばらばらになり、比べられなくなります。「安く出してくる会社を探したい」という理由で伏せても、最も安い提案は、多くの場合いちばん範囲が狭い提案です。

伝えるのは幅です。「初期費用150万〜200万円、保守は月2万円まで」のように、初期と月額を分けて書きます。上限の出し方は、サイト経由で見込む粗利から逆算します。

仮に目標が月6件、受注率20％、1件あたりの粗利20万円なら、年の粗利の見込みは288万円です（6×12×0.2×20万円）。これは目標を達成した場合の数字なので、上限はその一部に抑えます。この式で出るのは「払ってよい上限」で、相場ではありません。費用の相場と予算の決め方はホームページ制作の費用相場｜金額はページ数より「原稿と更新を誰が持つか」で動く。予算は見積もりの前に上限から決めるで扱っています。

評価表は、提案を読む前に作る

RFPでいちばん効くのは、評価表を先に作ることです。提案を読んでから基準を決めると、プレゼンの印象が良かった会社に合わせて基準が動き、社内の説明もつきにくくなります。評価の観点はRFPに書いて各社に伝え、配点は社内だけで持つ形でも構いません。

配点は例で、会社の状況で変えます。デザイン案の出来は、配点に入れないか、入れても小さくします。提案の段階のデザイン案は、ヒアリングを経ていない仮のもので、良し悪しを決めるには情報が足りません。デザイン案を求めると制作会社の負担が大きく、提案を辞退する会社も出ます。

評価は1人で決めず、決める人を含む2〜3人で別々に点を付けてから突き合わせます。点が大きく割れた観点は、何を見たかの違いなので、そこを話し合います。

見積もりの書式を揃える

見積もりは、工程ごとの行を発注側で指定して出してもらいます。書式を各社に任せると、「ディレクション一式」「デザイン一式」のようにまとめられ、総額しか比べられません。

各行に「含む」「含まない」「別途」を書いてもらうと、範囲の違いが一目で分かります。同じ総額でも、原稿と写真を含むかどうかで別の買い物になります。見積書の読み方はWeb制作の見積書の読み方｜同じ金額が別の買い物になる理由で、保守の月額の比べ方はホームページ保守費用の相場｜月額を比べる前に、止まったら1か月で失う粗利から上限を出し、月額に含まれない作業まで含めた5年総額で判断するで扱っています。

現行サイトの資料は、数字まで渡す

リニューアルのRFPでは、現行サイトの数字を渡すほど提案が具体的になります。数字が無いと、各社は外から見える情報だけで提案を作ります。

管理画面の権限は、契約前の会社に渡す必要はありません。数字を表にして渡せば足ります。契約したら、閲覧の権限から渡します。秘密にしたい数字がある場合は、RFPと一緒に秘密保持の約束を交わしてから渡します。

検索の流入があるページを移すときの扱いはサイト移行のリダイレクト設計で扱っています。

声をかける社数と日程

声をかけるのは3〜4社が目安です。多いほど良い提案が見つかるわけではなく、提案を読んで比べる社内の時間が増えます。1社の提案に向き合うには、読む時間とプレゼンの時間で数時間かかります。

質問と回答を全社に共有するのは、条件を揃えるためです。1社だけが知っている条件があると、その会社の提案だけが的確になり、比べたことになりません。

提案は多くの場合、無償で作られます。そのため、最初から決めている会社がある場合に、比較のためだけに他社へRFPを出すのは避けます。選ばなかった会社に理由を伝えておくと、次に相談するときの関係が残ります。

権利・保守・契約の条件も、RFPに書いておく

選んだ後に揉めやすい条件は、RFPの段階で書いておくと、提案の金額に織り込まれます。契約の段階で持ち出すと、条件を足すたびに金額が上がります。

著作権の扱いはホームページの著作権は誰のものかで扱っています。個人のデザイナーやエンジニアにも提案を求める場合、発注する会社にはフリーランス・事業者間取引適正化等法（2024年11月1日施行）の義務がかかり、業務の内容、報酬の額、支払期日などを書面やメールで示します（出典：公正取引委員会「フリーランス・事業者間取引適正化等法 Q&A」）。個人と会社の違いはフリーランスと制作会社、依頼するならどちらか｜費用差の正体と発注側に生じる義務で扱っています。

RFPを書くべき会社と、書かなくてよい会社

依頼する会社が1社でも、RFPの項目（課題、目標の数字、予算、日程、分担）を文書にして渡す価値はあります。打ち合わせの回数が減り、認識のずれが記録で残ります。

よくある失敗

ページ構成まで指定して、提案の差が無くなる

ページ構成やデザインを細かく指定すると、各社は指定どおりに見積もるだけになります。困っていることと目標の数字を書き、解き方は提案で比べます。

提案を読んでから評価の基準を決める

プレゼンの印象で基準が動き、社内でなぜその会社を選んだのか説明できなくなります。評価表は提案を読む前に作ります。

見積もりの書式を各社に任せる

「一式」でまとめられた見積もりは、範囲の違いが見えません。工程ごとの行を指定して、含む・含まないを書いてもらいます。

提案にデザイン案を求める

ヒアリング前のデザイン案は仮のもので、判断の材料になりません。制作会社の負担も大きく、良い会社ほど辞退することがあります。

原稿と写真の分担を書かない

公開が遅れる原因で多いのは、社内の原稿と写真の遅れです。誰が用意するかを書き、制作会社に任せるなら見積もりの行に含めてもらいます。

よくある質問

RFPのテンプレートはありますか

項目の例は上の表のとおりです。テンプレートの空欄を埋めるより、評価表と見積もりの書式を先に決めるほうが、比べられる提案が集まります。分量はA4で3〜6枚程度に収まることが多いです。

予算を書くと、上限いっぱいの見積もりが来ませんか

来ることはあります。ただし、見積もりの書式を揃えていれば、上限いっぱいの見積もりが何に使われているかを比べられます。予算を伏せると、範囲がばらばらの提案が来て、比べられなくなります。

提案は有償にすべきですか

ホームページ制作では、提案は無償で行われることが多いです。デザイン案まで求める場合や、調査を伴う提案を求める場合は、有償にするか、求める範囲を絞ります。

RFPを自社で書く時間がありません

課題、目標の数字、予算の幅、公開したい時期、分担の5つだけでも文書にして渡すと、提案の精度は上がります。評価の観点と見積もりの書式を添えれば、比べられる形になります。

まとめ

ホームページ制作のRFPは、各社の提案を同じ物差しで比べるための文書です。項目を多く埋めることが目的ではありません。

書くのは、会社と事業の概要、今のサイトの課題、目的と目標の数字、対象と範囲、予算と日程、体制と分担、提案に含めてほしいものです。ページ構成・デザイン・使う技術は指定せず、困っていることを書き、解き方は提案で比べます。

効くのは、評価表を提案の前に作ることと、見積もりの書式を揃えることです。予算は伏せずに幅で伝え、権利と保守の条件もRFPの段階で書いておきます。

企業サイトの制作とリニューアルはWEB制作・ホームページ制作で、公開後の集客の改善はWEBマーケティング・広告運用で承っています。これまでの制作物は制作実績、会社紹介資料は資料ダウンロードから、RFPの段階からのご相談もお問い合わせからご連絡ください。